RÈGLEMENTS -1

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE
LA SOCIÉTÉ D’HISTOIRE ET DU PATRIMOINE DE LAVALTRIE

RÈGLEMENT NUMÉRO 1

Adopté par le Conseil d’administration le 22 février 2016
Entériné par l’assemblée générale annuelle le 08 juin 2016

Aux fins des présentes, partout où il y a lieu, et ceci dans le but d’éliminer une discrimination illégitime, le masculin comprend le féminin.

CHAPITRE 1

Dispositions générales

1. Nom

Le nom de la Corporation est « Société d’histoire et du patrimoine de Lavaltrie », ci-après nommée la « Société ».

2. Constitution

La Société a été constituée par lettres patentes suivant la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec le 15 avril 2013.

3. Siège

Le siège de la Société est établi au 1370, rue Notre-Dame à Lavaltrie ou à l’adresse civique déterminée de temps à autre par résolution du Conseil d’administration.

4. Mission

La Société a pour mission de conserver, préserver et mettre en valeur le patrimoine matériel, immatériel et historique de Lavaltrie dans le but de le rendre accessible à tous ses citoyens.

5. Objectifs

La Société a pour objectifs de:

Maintenir un centre de documentation sur l’histoire, la généalogie et le patrimoine de Lavaltrie permettant et favorisant différents types de recherches;
Défendre et sauvegarder tout bien historique et patrimonial significatif ou en voie de le devenir;
Effectuer des recherches en lien avec l’histoire de Lavaltrie dans le but de la diffuser;
Promouvoir et favoriser l’accessibilité aux biens et aux documents relatifs à l’histoire de la région;
Recevoir, conserver et mettre en valeur le patrimoine matériel, immatériel et historique soit : les monuments, pièces architecturales ou artisanales, sites historiques, rues, documents écrits, photographies ou autres formes d’archives significatives pour Lavaltrie;
Promouvoir la Société lors de divers événements et recueillir des fonds afin de permettre le bon déroulement de ses activités.

CHAPITRE 2

Les membres

6. Catégories de membres

Il y a cinq (5) catégories de membres:

a) Le membre individuel
Toute personne de 18 ans et plus, intéressée par la mission et les objectifs de la Société et qui souscrit une cotisation annuelle. Elle a droit de vote à toute assemblée générale.

b) L’organisme membre
Toute personne morale, à but lucratif ou non, intéressée par la mission et les objectifs de la Société et qui souscrit une cotisation annuelle. La personne représentant l’organisme membre, pour avoir droit de vote, doit détenir une résolution du conseil d’administration de l’organisme membre l’ayant autorisée à voter. Il n’y a qu’un vote par organisme membre.

c) Le membre étudiant
La personne inscrite dans une institution d’enseignement, intéressée par la mission et les objectifs de la Société et qui souscrit une cotisation annuelle pour étudiant. Si elle est âgée de moins de 18 ans, elle n’a pas le droit de voter à toute assemblée générale.

d) Le membre honoraire
Le membre honoraire est une personne physique ou morale ayant apporté beaucoup à la Société. La décision de désigner un membre honoraire doit être prise à l’unanimité par le Conseil d’administration. Ce membre est exempt de cotisation et a le droit de vote à toute assemblée générale.

e) Le membre émérite
Le titre de « membre émérite » peut être accordé par le Conseil d’administration à toute personne, membre ou non de la Société, en reconnaissance de services exceptionnels rendus à la Société ou pour la qualité remarquable de ses travaux historiques ou généalogiques. Ce titre doit demeurer une très haute et très rare distinction.

7. Conditions d’adhésion

Pour obtenir ou conserver son adhésion à la Société, le membre doit:
a) avoir acquitté sa cotisation annuelle pour l’année en cours;
b) respecter les règlements généraux et la Charte de la Société.
Toute personne qui satisfait à ces conditions d’adhésion reçoit une carte de membre pour l’année en cours.

8. Suspension ou radiation

Le Conseil d’administration peut suspendre ou même radier tout membre qui ne se conforme pas aux conditions d’adhésion. Dans le cas d’une suspension, il en fixe les modalités. Toutefois, le Conseil d’administration, avant de suspendre ou de radier tout membre, doit lui permettre d’être entendu devant le Conseil d’administration. Tout membre suspendu ou radié peut en appeler de la décision du Conseil d’administration à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire des membres. En aucun cas le montant de la cotisation est remboursable.

9. Retrait

Un membre individuel peut signifier par écrit au Secrétaire de la Société son intention de se retirer. Pour un organisme membre, cet avis doit être accompagné d’une résolution de son conseil d’administration et prend effet dès la réception de la signification. En aucun cas le montant de la cotisation est remboursable.

10. Cotisation

Il y a deux (2) sortes de cotisations :

a) La cotisation annuelleLa cotisation annuelle est le montant fixé par le Conseil d’administration et révisé annuellement. Elle couvre la période débutant le 15 juin d’une année jusqu’au 14 juin de l’année suivante.
b) La cotisation à vie
La cotisation à vie est un montant unique fixé et accepté par le Conseil d’administration et payée par une personne physique ou une personne morale afin d’avoir le statut de membre individuel ou d’organisme membre tant et aussi longtemps que cette personne ne se sera pas retirée ou n’aura pas été suspendue ou radiée.

CHAPITRE 3
Assemblées des membres

11. Assemblées générales des membres et leur composition

Il y a deux (2) types d’assemblée générale:

a) l’assemblée générale annuelle;
b) l’assemblée générale extraordinaire.
Toute assemblée des membres est composée de membres en règle de la Société.

12. Assemblée générale annuelle des membres

L’assemblée générale annuelle des membres se tient dans les délais prescrits dans les règlements généraux de la Société ou, à défaut, soit par le Code Civil du Québec, soit par la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec. Le Conseil d’administration détermine le lieu, la date et l’heure de ladite assemblée.

13. Pouvoirs de l’assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle exerce les pouvoirs suivants :

a) recevoir le rapport du Président;

b) adopter le procès-verbal de l’assemblée générale de l’année précédente ainsi que celui de chacune des assemblées générales extraordinaires tenues durant l’année;

c) entériner toute résolution du Conseil d’administration relative à l’adoption, la modification ou l’abrogation des règlements généraux de la Société;

d) recevoir et entériner les états financiers du Trésorier de la Société;

e) nommer un vérificateur externe ou dispenser la Société du recours à un tel vérificateur externe;

f) élire les membres du Conseil d’administration dont le terme est échu;

g) prendre connaissance et discuter de tout sujet qui lui est soumis par le Conseil d’administration.

Il est à noter que l’ordre du jour d’une assemblée générale est fermé.

14. Assemblée générale extraordinaire

Une assemblée générale extraordinaire des membres peut être convoquée en tout temps à la suite d’une résolution du Conseil d’administration ou sur l’ordre du Président ou du Vice- Président. Le Conseil d’administration doit, sur réception par le Secrétaire d’une demande écrite signée par au moins dix pour cent (10%) des membres en règle, convoquer une assemblée générale extraordinaire en indiquant les objets devant être débattus. Dans ce dernier cas, le Conseil d’administration doit dans les dix (10) jours suivants, convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres, à défaut de quoi les requérants pourront eux-mêmes convoquer cette assemblée, qui doit se tenir dans les trente (30) jours de la réception de la demande.

L’ordre du jour d’une telle assemblée est fermé et est strictement limité aux éléments contenus dans l’ordre du jour.

15. Avis de convocation

Toute assemblée des membres est convoquée par un avis écrit du Secrétaire ou du Président de la Société et/ou par un avis affiché dans au moins deux (2) lieux publics de Lavaltrie et/ou par courriel, au moins dix (10) jours précédant la date d’une telle assemblée. Le Conseil d’administration détermine le lieu, la date et l’heure de ladite assemblée.

16. Quorum

Le quorum est constitué des membres en règle présents. À cette fin, seuls les membres ayant adhéré à la Société depuis plus de vingt-huit (28) jours seront reconnus membres en règle.

17. Président de l’assemblée

Le président d’assemblée est le Président du Conseil d’administration. Cependant, le Conseil d’administration peut nommer un président d’assemblée qui peut être un non-membre de la Société, lequel n’a aucun droit de vote.

18. Vote

Tout membre en règle n’a droit qu’à un vote et doit être personnellement présent pour exercer ce droit.

Toute question soumise à l’étude est décidée à la majorité simple des voix.

Tout vote se prend à main levée ou par scrutin secret à la suite d’un vote par les deux tiers des membres présents. En cas d’égalité des voix, la proposition soumise est rejetée.

19. Ajournement

Une assemblée générale des membres peut être ajournée par résolution pas plus tard que soixante (60) jours de la date de la tenue de ladite assemblée sans qu’il soit nécessaire de donner un avis aux membres de la reprise des délibérations de l’assemblé.

20. Droit de parole

Toute personne doit obtenir la permission du président d’assemblée pour pouvoir exercer son droit de parole.

CHAPITRE 4
Conseil d’administration

21. Composition du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration de la Société est composé de sept (7) membres en règle élus par l’assemblée générale annuelle, lesquels constituent les administrateurs de la Société.

Advenant qu’un poste ne soit pas comblé lors d’une assemblée générale annuelle ou devienne vacant selon les termes de l’article 26, le Conseil d’administration peut y nommer la personne qu’il jugera apte à remplir cette fonction..

En tout temps, le Conseil d’administration doit comprendre au moins cinq (5) administrateurs élus ou nommés.

En tout temps, le Conseil d’administration peut s’adjoindre des personnes-ressources, avec droit de parole mais sans droit de vote.

22. Terme d’office

Le terme d’office des administrateurs élus par l’assemblée générale commence à la clôture ou à l’ajournement de l’assemblée à laquelle ils sont élus ou nommés.

Tout administrateur élu lors d’une assemblée générale annuelle détient un mandat de deux (2) ans. Ce mandat est renouvelable. Par ailleurs, advenant qu’un administrateur mette fin à son mandat, l’administrateur nommé par le Conseil d’administration pour combler le poste vacant voit ce poste remis en élection dès l’assemblée générale annuelle à laquelle ce poste aurait été normalement ouvert à élection.

23. Élection du Conseil d’Administration

a) Sur recommandation du Conseil d’administration, l’assemblée générale nomme un président d’élection, un secrétaire et si nécessaire deux (2) scrutateurs parmi les personnes présentes à l’assemblée, lesquelles ne peuvent être mises en candidature;

1- L’élection des administrateurs au CA dont le mandat vient à échéance ou dont le poste est vacant a lieu durant l’assemblée générale annuelle de la Société et ci-après nommée l’«AGA».

2- Dans l’avis de convocation pour l’AGA on y indique les postes dont le mandat vient à échéance ou est vacant ainsi que le nom des administrateurs sortant de charge. L’avis de convocation est accompagné d’un bulletin de mise en candidature, ci-après nommé « le Bulletin».

3- Tout membre qui désire soumettre sa candidature doit compléter un bulletin, le signer et le faire signer par un autre membre en règle qui le propose. Il fait parvenir le tout à la Société, par la poste, à l’adresse de la Société indiquée sur le bulletin. Ce bulletin dûment complété doit être reçu au moins 7 jours avant la tenue de l’AGA. Tout bulletin non correctement complété sera refusé.

4- Les bulletins reçus sont remis au président d’élection lequel a été préalablement nommé par les membres en règle présents à l’AGA.

5- Le Président d’élection fait lecture de tous les bulletins de mise en candidature reçus. Pour être éligible à l’élection chaque personne ayant soumis un bulletin doit être présent à l’AGA ainsi que son proposeur. À la demande du Président d’élection il doit confirmer son intention de maintenir sa mise en candidature.

c) le vote se prend par bulletin secret pour autant qu’il y ait plus de candidats que de postes à combler;

d) s’il y a élection, il y aura présentation et un court discours des candidats intéressés;

e) la majorité simple détermine l’élu. En cas d’égalité des votes, le scrutin est repris entre les seuls candidats qui ont reçu un nombre égal de votes. (adopté par le CA : 22-02-2016 entériné par l’AGA: 08-06-2016)

24. Conditions d’éligibilité

Tout membre individuel en règle depuis au moins vingt-huit (28) jours avant l’AGA et âgé de dix-huit (18) ans et plus peut se faire élire au Conseil d’administration à la condition de ne pas être en conflit d’intérêts avec la Société et s’être conformé aux dispositions de l’article 23.

(adopté par le CA : 22-02-2016 entériné par l’AGA: 08-06-2016)

25. Nominations des dirigeants

À la première réunion qui suit toute élection, les membres du Conseil d’administration choisissent parmi eux les dirigeants suivants: un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Les autres membres élus demeurent des administrateurs.

26. Vacance

Le poste d’un administrateur devient vacant ipso facto:

a) à compter de son décès; ou

b) s’il cesse d’être membre en règle ou s’il est destitué, selon les termes de l’article 27; ou

c)s’il démissionne. Cette démission doit être transmise par avis écrit et elle prend effet à compter de sa réception par le Président ou le Secrétaire; ou

d) s’il est absent à trois (3) réunions consécutives sans motif valable connu.

Le Conseil d’administration nomme le remplaçant de l’administrateur dont le poste devient vacant.

27. Destitution

Tout administrateur de la Société peut être relevé de ses fonctions avant l’expiration de son terme d’office par le Conseil d’administration pour une raison créant un préjudice irréparable envers la Société, par un vote d’au moins les deux tiers (2/3) des administrateurs présents.

Avant de destituer un administrateur, le Conseil d’administration peut lui permettre de se faire entendre devant le Conseil d’administration.

Le Conseil d’administration nomme le remplaçant de l’administrateur ainsi destitué.

Tout administrateur destitué peut en appeler de la décision du Conseil d’administration à l’assemblée générale des membres.

28. Démission en bloc

En cas de démission en bloc du Conseil d’administration, une assemblée générale extraordinaire sera tenue dans les trente (30) jours suivant cette démission. Cette assemblée n’aura qu’un seul point à l’ordre du jour, soit «Élection d’un nouveau Conseil d’administration». Elle sera convoquée par la municipalité de la Ville de Lavaltrie et la présidence sera assumée par une personne nommée par cette dernière.

29. Indemnisation

Tout administrateur (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de la Société, indemne et à couvert:

a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et

b) de tous autres frais, charges ou dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la Société ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

Aucun administrateur ou officier de la Société n’est responsable des actes, encaissements, négligences ou défauts d’un autre administrateur, officier, fonctionnaire ou employé, ni d’aucune perte, dommage ou dépenses occasionnés à la Société par l’insuffisance ou un défaut du titre à tout biens acquis pour la Société par ordre des administrateurs, ou de l’insuffisance ou la faiblesse de toute garantie sur laquelle la Société s’est dessaisie d’argent ou d’autres biens ou les a investis, ou de toute perte ou dommage résultant de la faillite, de l’insolvabilité ou des actes délictueux de toute personne, firme ou société avec laquelle de l’argent, des valeurs mobilières ou des effets ont été logés ou déposés, ou de toute autre perte, dommage ou infortune de quelque nature qui peut arriver dans l’exécution de ses fonctions ou en relation avec celles-ci à moins qu’elles ne soient survenues par son fait ou son défaut volontaire.

Les administrateurs de la Société sont par les présentes autorisés à indemniser de temps à autre tout administrateur ou autre personne qui a assumé ou est sur le point d’assumer dans le cours ordinaire des affaires quelque responsabilité pour la Société ou pour toute compagnie contrôlée par cette dernière et de garantir tel administrateur ou autre personne contre une perte par la mise en gage de tout ou partie des biens meubles ou immeubles de la Société, par la création d’une hypothèque ou de tout autre droit réel sur le tout ou partie de ceux-ci ou de toute autre manière.

30. Nombre de réunions

Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que la chose s’avère nécessaire mais au moins six (6) fois l’an, à l’endroit, dates et heures choisis par le Conseil d’administration.

31. Avis de convocation

Les réunions sont convoquées par le Secrétaire ou le Président de la Société ou sur demande exceptionnelle de quatre (4) administrateurs.

32. Délai de convocation

De façon régulière, le délai de convocation à une réunion est de cinq (5) jours ouvrables. En cas d’urgence le délai de convocation peut être diminué. De même, une consultation peut être validement faite ou un vote validement pris par téléphone, enregistré par le Secrétaire et reconnu lors de l’assemblée suivante du Conseil d’administration.

33. Quorum

Pour toute réunion du Conseil d’administration la majorité simple des administrateurs en poste constitue le quorum.

34. Vote

Chacun des administrateurs a droit à un seul vote mais le Président a droit à un second vote ou vote prépondérant en cas d’égalité des voix. Toute résolution est adoptée à la majorité simple des voix des administrateurs présents. Les votes se prennent à main levée ou par scrutin secret sur proposition.

35. Procès-verbaux

Il est tenu des procès-verbaux des réunions et copie en est donnée à chacun des administrateurs avec l’avis de convocation de l’assemblée régulière suivante du Conseil d’administration.

36. Confidentialité et huis clos

Toutes les délibérations au Conseil d’administration sont à huis clos. Tous les documents, les informations, les procès-verbaux et les débats ainsi que tous les échanges lors d’une réunion d’un Conseil d’administration sont strictement confidentiels. Cependant, le Conseil d’administration peut, par mesure exceptionnelle, si la majorité des administrateurs est d’accord, rendre public l’un ou l’autre des éléments visés par le présent article.

37. Pouvoirs généraux

De façon générale, les administrateurs de la Société administrent les affaires de la Société et passent, en son nom, tous les contrats que la Société peut valablement conclure; ils exercent tous les autres pouvoirs et posent tous les autres actes que la Société est autorisée à exercer et à poser en vertu de sa Charte ou à quelque autre titre que ce soit.

Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, les administrateurs sont expressément autorisés à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, vendre, échanger, ou aliéner à quelque autre titre que ce soit, les biens mobiliers et immobiliers, réels, personnels ou mixtes, de même que tout droit ou intérêt s’y rapportant pour le prix et suivant les termes qu’ils estiment justes.

L’acte posé par une ou plusieurs personnes agissant comme administrateur(s) ou par le Conseil d’administration n’est pas invalidé par le seul fait qu’on découvre par la suite un vice dans l’élection de ces personnes, ou du Conseil entier, ou d’un ou plusieurs ou la totalité des membres du Conseil les rendant inhabiles à être administrateurs. Cette clause ne s’applique cependant qu’aux actes posés comme susdit avant l’élection ou la nomination du ou des successeurs respectifs des personnes concernées.

De façon plus spécifique, le Conseil d’administration:

a) administre les affaires de la Société;
b) exerce les pouvoirs que lui donnent la Loi;
c) nomme et destitue les officiers spéciaux et les employés, leur délègue les pouvoirs jugés à propos et fixe leur rémunération et leurs conditions de travail;
d) exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements;
e) gère les comités et leurs propositions dans le respect des mandats définis;
f) forme tous les comités qu’il juge à propos et s’affilie à tout organisme qu’il juge approprié; g) fixe la cotisation annuelle et tout autre condition concernant les droits, devoirs et privilèges des membres ainsi que la durée de la validité de la carte;
h) nomme au moins deux (2) personnes autorisées à signer les chèques au nom de la Société;
i) délègue les pouvoirs qu’il juge nécessaire au bon fonctionnement de la Société;
j) convoque l’assemblée générale ou extraordinaire;
k) prépare le budget;
l) rend compte de son administration à l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire.

38. Pouvoir d’emprunt

Les administrateurs peuvent, lorsqu’ils le jugent opportun, faire des emprunts sur le crédit de la Société et effectuer toute opération financière propre à une saine gestion de la Société et en conformité avec le règlement numéro 2 des règlements généraux de la Société, si celui-ci a été entériné.

CHAPITRE 5
Les dirigeants

39. Terme d’office

Le terme d’office des dirigeants est de un (1) an mais ceux-ci restent en fonction jusqu’à la nomination de leurs remplaçants par le Conseil d’administration. Ce terme est sous réserve du droit des administrateurs de destituer un dirigeant avant terme.

40. Démission et destitution

Tout dirigeant peut démissionner en tout temps en faisant parvenir une lettre de démission au Président ou au Secrétaire par la poste, par messager, par courriel ou personnellement. La démission prend effet à la réception de la lettre. Les administrateurs peuvent destituer tout dirigeant de la Société pour cause et peuvent dès lors pourvoir à la nomination ou l’élection de son remplaçant.

41. Pouvoirs et devoirs

Sous réserve de l’acte constitutif de la Société, les administrateurs déterminent les pouvoirs des dirigeants. Les administrateurs peuvent déléguer tous leurs pouvoirs aux dirigeants sauf ceux qu’ils doivent nécessairement exercer ou ceux qui requièrent l’approbation des membres de la Société. Les dirigeants ont aussi les pouvoirs qui découlent de la Loi ou de leurs fonctions. En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir ou pour tout autre motif que les administrateurs jugent suffisant, ces derniers peuvent déléguer, à titre exceptionnel et pour un temps déterminé, les pouvoirs d’un dirigeant à tout autre dirigeant.

42. Président

Le Président est le dirigeant en chef de la Société et il a le contrôle général et la surveillance des affaires de celle-ci. Il préside les assemblées des membres du Conseil d’administration à moins qu’un président d’assemblée ne soit nommé par celui-ci pour exercer cette fonction. Il certifie les procès-verbaux de ces assemblées. Il exerce tous les pouvoirs qui peuvent lui être attribués par le Conseil d’administration et lui fait rapport des mandats qui lui sont confiés. Il est d’office membre de tous les comités créés par le Conseil d’administration.

Le Président a, entre autres, les responsabilités suivantes :

– présider les réunions du Conseil d’administration et les assemblées générales des membres;

– convoquer les réunions du Conseil d’administration;

– veiller à ce que les règlements de la Société soient observés et prendre les mesures nécessaires pour les faire observer;

– dans le cours des opérations de la Société, à moins d’une résolution du Conseil administration à l’effet contraire, signer, conjointement avec le Trésorier ou toute autre personne autorisée par le Conseil d’administration les chèques, traites, acceptations, billets à ordre, billets de change, mandats ou ordres de paiement ou autres effets négociables et tous papiers ou documents qui engagent la société;

– signer les procès-verbaux dûment adoptés par le Conseil d’administration ou les assemblées générales.

43. Vice-président

Le Vice-Président a tous les pouvoirs et remplit tous les devoirs du Président en l’absence de celui-ci ou lorsque celui-ci est incapable d’agir. Le Vice-Président a aussi les pouvoirs et devoirs qui peuvent lui être assignés de temps à autre par règlement ou par résolution du Conseil d’administration et lui fait rapport des mandats qui lui sont confiés.

44. Secrétaire

Le Secrétaire a la garde des livres et des registres exigés par la Loi ainsi que des livres des procès-verbaux d’assemblées, du sceau de la Société et de toute résolution adoptée par les administrateurs et/ou par les membres. Il classifie et garde à date la liste des membres et voit à ce que ces derniers soient en règle avec la Société. C’est également lui qui émet les renouvellements d’adhésion et qui reçoit les nouvelles demandes.

Sur instructions à cet effet des personnes autorisées, il prépare ou fait préparer et fait parvenir aux personnes intéressées tous les avis de convocation aux assemblées du Conseil d’administration et des membres. Il certifie avec le Président tous les procès-verbaux de ces assemblées.

Le Secrétaire a aussi les pouvoirs et devoirs qui peuvent lui être assignés de temps à autre par règlement ou par résolution du Conseil d’administration et lui fait rapport des mandats qui lui sont confiés.

45. Trésorier

Le Trésorier a la charge et la garde des fonds de la Société et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés de la Société dans les livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil d’administration les deniers de la Société. Il signe tous les billets ou autres documents requérant sa signature et exerce toute autre fonction qui lui est confiée par la Loi, les présents règlements ou le Conseil d’administration et lui fait rapport de ses mandats, prérogatives et responsabilités.

Le Trésorier a, entre autres, les responsabilités suivantes :

– tenir un système de comptabilité adapté aux besoins de la Société, tel que prescrit par le conseil d’administration;

– conserver en ordre tous les documents financiers de la Société, tels que comptes, factures, reçus, chèques, etc.;

– percevoir les sommes d’argent dû à la Société;

– effectuer régulièrement le dépôt des sommes perçues par la Société à l’institution financière désignée par le Conseil d’administration;

– payer les comptes lorsque les dépenses ont été approuvées par le Conseil d’administration;

– signer conjointement avec le Président ou toute personne autorisée par le Conseil d’administration, les chèques, traites, billets à ordre, billet de change, mandats de poste ou autres effets négociables;

– préparer les états financiers et les prévisions budgétaires qui lui sont demandées par le Conseil d’administration.

CHAPITRE 6
Autres comités

46. COMITÉS

Des comités peuvent être formés par le Conseil d’administration lorsqu’il le juge nécessaire. Ils sont composés de membres de la Société qui peuvent s’adjoindre les personnes-ressources de leur choix. Le rôle de ces comités est d’aider le Conseil d’administration dans l’accomplissement de ses tâches.

Aucun comité ne peut siéger de façon formelle sans la présence et la participation d’un membre du Conseil d’administration nommé pour le présider, ou, en cas d’incapacité ponctuelle, d’un membre du Conseil d’administration désigné par le Président de la Société.

Les comités reçoivent leur mandat du Conseil d’administration et lui font rapport de leurs activités.

CHAPITRE 7
Dispositions financières

47. ANNÉE FINANCIÈRE

L’exercice financier de la Société se termine le 31 décembre de chaque année.

48. LIVRES ET COMPTABILITÉ

Le Conseil d’administration fait tenir par le Trésorier de la Société, ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la Société et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes les autres transactions financières de la Société. Ce livre ou ces livres sont conservés au siège de la Société.

49. VÉRIFICATION

Conformément aux dispositions de l’article 224 de la Loi sur les compagnies du Québec, les membres renoncent à la nomination d’un vérificateur externe, à moins d’y être obligés suite à une subvention ou à un contrat l’exigeant.
Dans ces cas seulement, les livres et états financiers de la Société sont vérifiés par le vérificateur nommé à cette fin, chaque année pour laquelle il est nécessaire de le faire et aussitôt que possible à l’expiration de l’exercice financier. Le rapport du vérificateur est présenté lors de l’assemblée générale annuelle où une telle vérification est exigée.

50. CONTRATS

Les contrats et autres documents requérant la signature de la Société sont signés par le Président et par toute autre personne spécifiquement désignée à cette fin par le Conseil d’administration.

51. DISSOLUTION DE LA SOCIÉTÉ

La dissolution et la liquidation de la Société doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres présents et votants lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de la Société en respect du présent article, de la troisième partie de la Loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci, après paiement des dettes.

En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de la Société seront dévolus, après la décision des membres prise en assemblée extraordinaire, soit à un organisme ayant la même mission que la Société, soit à un (1) ou plusieurs organismes exerçant une activité compatible avec le ou les biens et les fonds de la Société. Ce ou ces organismes devront agir sur le territoire de la municipalité de Lavaltrie.

(Adopté au CA le 25 mai 2015. Entériné par l’AGA le 8 juin 2015)

CHAPITRE 8
Divers

52. MODIFICATION AUX RÈGLEMENTS

Le Conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement. Le présent règlement et toute modification ou abrogation qui lui est apportée entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil d’administration sous réserve d’être entériné par les membres lors de l’assemblée générale suivante. Si cette abrogation ou modification n’est pas entérinée lors de l’assemblée générale annuelle qui suit cette adoption, elle cesse d’être en vigueur à compter de ce jour.

53. DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Le présent règlement abroge et remplace tout règlement antérieur de la Société.

54. DÉCLARATIONS

Le Président ou tout autre dirigeant ou personne à ce mandaté par le Conseil d’administration, est autorisé et habilité à répondre pour la Société à tous brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute Cour; à répondre au nom de la Société à toute saisie-arrêt dans laquelle la Société est tierce partie; à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telle saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure à laquelle la Société est partie; à faire des demandes de cession de biens ou des requêtes pour ordonnances de liquidation ou de séquestre contre tout débiteur de la Société; de même qu’à être présent et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs de la Société et à accorder des procurations relatives à ces procédures.

Jean Hétu
Président

Robert Amiot
Secrétaire